Guide Compositeur Digital pour les Rendez-vous à distance
Ce guide fournit les informations pour l’organisation et la conduite d’un rendez-vous à distance ainsi qu’une liste de bonnes pratiques pour l’interaction via votre solution de viso.
Vous pouvez utiliser n’importe quelle solution de visio conférence permettant le partage d’écran. La description ci-dessous illustre la procédure avec Microsoft Teams à titre d’exemple.
Sommaire
- 1. Invitation des participants via Teams
- 2. Préparer son environnement pour la réunion
- 3. Démarrer la réunion
- 4. Comment animer sa réunion
1. Invitation des participants via Teams
Utiliser Teams pour initier un rendez-vous
1.1. Depuis l’application Teams, ouvrez la vue calendrier, saisissez les informations du rendez-vous et diffusez l’invitation.
De son côté, le client recevra un lien lui permettant d’accéder à la réunion, même s’il ne dispose pas de l’application Teams, qu’il soit sur PC ou mac.
Si vos correspondants ne disposent pas de l’application Teams, indiquez leur bien d’utiliser la fonction “ Rejoindre dans Edge “ lorsqu’ils cliqueront sur le lien.
2. Préparer son environnement pour la réunion
Nous recommandons de réaliser ces étapes avant le démarrage de la réunion.
2.1. Retour tactile visuel
Activez le retour tactile visuel sur votre PC pour permettre à vos interlocuteurs de voir ce que vous manipuler.
Lorsque ce paramètre de Windows est activé, vos interlocuteurs pourront voir une pastille grise à l’écran correspondant aux points de contact sur votre écran. Cela améliore grandement la lisibilité.
Pour cela, tapez sur la Touche Windows de votre clavier 
et tapez le mot “retour”.
Cliquez ensuite sur le premier résultat « Afficher le retour tactile visuel quand vous touchez l’écran » :
Activez les 2 paramètres tels que décrits ci-dessous :
2.2. Désactiver la rotation des documents dans le Compositeur Digital
Pour améliorer la lecture des documents, nous vous conseillons fortement de désactiver la rotation des documents.
Lancez le Compositeur et réalisez les opérations suivantes :
Vous pouvez toujours la réactiver en cours de présentation.
3. Démarrer la réunion
3.1. Pour rappel
Si vos correspondants ne disposent pas de l’application Teams, indiquez leur bien d’utiliser la fonction “ Rejoindre dans Edge “ lorsqu’ils cliqueront sur le lien.
3.2. Partagez le Compositeur Digital avec les participants
Tout d’abord, passez le Compositeur Digital en mode fenêtré. Cliquez sur l’icône ci-dessous en approchant votre souris sur le coin en haut à droite :
3.3. Partagez la fenêtre du Compositeur Digital via Teams
Cliquez sur le bouton « Partager votre écran » dans la barre centrale de Teams :
Puis sélectionnez la fenêtre Compositeur Digital :
3.4. Proposez à votre client de passer sa fenêtre en mode plein écran pour que rien ne vienne masquer la fenêtre du Compositeur Digital
Voici ce que voit votre client avec Teams Desktop ou Web :
- En mode fenêtré :
- En mode plein écran :
Pour activer le mode plein écran, le client devra cliquer sur les “ … “ puis “ Passer en mode plein écran “.
Pensez à positionner la fenêtre vidéo de votre client en haut à droite pour une bonne expérience.
4. Comment animer sa réunion
4.1. Gardez à l’esprit que vous ne maitrisez pas la qualité de la connexion, en conséquence :
- Il faut réaliser des mouvements lents pour tenir compte de l’éventuel décalage sur l’écran de votre client.
- Séquencez votre présentation en petits morceaux et confirmez régulièrement auprès de votre interlocuteur qu’il vous a bien compris.
- Touchez et maintenez au moins 2s avec le doigt sur les zones des documents que vous présentez pour faciliter la compréhension de votre interlocuteur et maintenir son niveau d’attention
- Utilisez également le stylet.
- N’oubliez pas de toucher ou annoter la zone avant de parler pour une meilleure expérience pour votre client. (gestion du décalage et focus client)
4.2. Vous ne connaissez pas la configuration matérielle du client, en conséquence :
- Organisez votre espace de présentation avec 3 documents max à l’écran (vous ne connaissez par la taille de l’écran de votre interlocuteur)
4.3. Gérez votre temps :
- Le temps efficace de réunion est moins important que dans une réunion en physique (mise en place technique, perte de connexion…). Pensez à avoir un ordre du jour priorisé et à maîtriser le temps sur chaque partie.
4.4. Utilisez les fonctions Compositeur Digital pour conserver l’efficacité de votre réunion :
- Il vous manque un document ? -> Utilisez la fonction « import » :
- Vous devez naviguer dans un document de plusieurs pages -> Utilisez le mode diapo :
4.5. A la fin de la réunion
- Ajoutez les documents que vous souhaitez partager à la sélection :
- Partagez un compte rendu visuel :
